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ERP e innovazione nella gestione aziendale: il caso Pettenon Cosmetics SpA

19 Giu , 2014,
Andrea Pietrobelli
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Grazie a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) potente e personalizzabile Pettenon Cosmetics SpA è oggi in grado di controllare al meglio tutti i processi produttivi e decisionali

Nata da un piccolo laboratorio chimico che produceva cosmesi per la cura della persona, fondato da Mario Pettenon nel 1946, Pettenon Cosmetics ha oggi conquistato una posizione di tutto rispetto tra i colossi internazionali della cosmesi dei capelli.

Con oltre un centinaio di dipendenti e uno stabilimento di 12.000 m2 a pochi chilometri da Venezia, il gruppo industriale Pettenon, 100% italiano, persegue ancora oggi la qualità del “made in Italy” con il supporto di un avanzatissimo laboratorio interno di ricerca e sviluppo e una costante sinergia tra innovazione e tradizione.

Sfruttando un sistema ERP di ultima generazione progettato e realizzato in Italia, Pettenon controlla oggi non solo tutti i reparti interni, ma dialoga anche in tempo reale con tutti i referenti esterni all’impresa.

OGNI INFORMAZIONE A PORTATA DI MANO

Tra gli obiettivi più importanti raggiunti da Pettenon Cosmetics grazie all’ERP c’è quello di una gestione più semplice ed efficiente dell’intercompany, ovvero lo scambio di dati e documenti tra le varie aziende che compongono il gruppo, i clienti e i fornitori.

L’adozione di strumenti integrati per la sicurezza, la privacy e il controllo del sistema, per monitorare le singole attività di ogni operatore e impostare le regole di esecuzione e compilazione, assicura inoltre a Pettenon Cosmetics una supervisione informatizzata dei flussi di lavoro, tutelando il know-how accumulato in oltre cinquant’anni di attività.

SISTEMA DI GESTIONE ALL’AVANGUARDIA, DALLA PIANIFICAZIONE DI PRODUZIONE ALLO STOCCAGGIO

Se la passione e l’entusiasmo nella produzione di prodotti tricologici sono rimasti inalterati, in tutti questi anni sono invece certamente cambiati i processi produttivi, oggi completamente informatizzati e controllati proprio dal software di gestione aziendale.

In un’area di 3.000 mq costantemente presidiata da tecnici specializzati, Pettenon Cosmetics gestisce tutte le fasi della produzione, dalla progettazione alla pianificazione dei fabbisogni (necessaria per ottimizzare le scorte e ridurre gli immobilizzi improduttivi), fino alla produzione operativa, compresi ordini di lavorazione, fasi di realizzazione e rilevamento dei tempi con immediato controllo di avanzamento e valorizzazione di quanto effettuato.

È l’ERP stesso che controlla anche lo stoccaggio di tutti i prodotti finiti, affidato a un moderno magazzino totalmente automatizzato di 4.000 mq, a cui è stato affiancato un deposito di 3.000 mq destinato a imballaggi e accessori, che consente la massima flessibilità produttiva.

RACCOLTA ORDINI E CONTROLLO REDDITTIVITÀ IN TEMPO REALE

La raccolta ordini viene effettuata dai venditori direttamente presso i distributori e concessionari di zona mediante dispositivi mobili (palmari o PC portatili). Grazie a internet i venditori si collegano in tempo reale al sistema informativo centrale ERP per inviare gli ordini, consultare i listini o le promozioni in corso, e per avere a disposizione dati anagrafici, statistiche e storico degli ordini e delle attività eseguite.

Con il Controllo di Gestione e la Contabilità Industriale integrati all’interno del sistema ERP è anche possibile un immediato controllo dell’andamento dell’aziendada parte del management edella proprietà. I margini di redditività sui singoli prodotti, sulle linee di prodotto, e sui diversi mercati (italiano, CEE, extra CEE) possono essere monitorati in modo pratico e veloce con l’ausilio di grafici e diagrammi personalizzati.

SUPPORTO INDISPENSABILE PER STARE AL PASSO CON I REGOLAMENTI E FAVORIRE L’EXPORT

La collaborazione tra Pettenon e il produttore del software si è confermata strategica anche durante il recente recepimento della nuova e complessa direttiva europea Regolamento (CE) n. 1223/2009 (art.13), la cui introduzione ha come obiettivo primario di garantire la libera circolazione dei cosmetici insieme a elevati standard di qualità e rintracciabilità, a tutela della salute e della sicurezza dei consumatori.

Il sistema ERP ha favorito un dialogo puntuale con i portali EUROPEI (CPNP portale di notifica dei prodotti cosmetici) e con le specifiche Banche Dati necessarie per redigere le Relazioni sulla Sicurezza del Prodotto Cosmetico (CPSR) per la gestione dei dati tossicologici delle sostanze.

Lo STANDARD “UNICODE” integrato all’interno dell’ERP, ossia la possibilità di utilizzare non solo le lingue estere ma anche tutti i differenti caratteri di scrittura (cirillico, cinese, ecc.), ha inoltre permesso ai laboratori di ricerca Pettenon di redigere le formule e la relativa documentazione direttamente nelle lingue dei paesi nei quali s’intende ottenere la certificazione; ciò ha comportato un evidente semplificazione operativa, evitando una pericolosa duplicazione dei dati per la successiva gestione delle revisioni, che deve obbligatoriamente avvenire nel pieno rispetto della normativa europea. Anche questo si è dimostrato un ulteriore valido supporto per agevolare l’export dei prodotti italiani in tutto il mondo e la possibilità di essere presenti e competitivi sui mercati internazionali.

Creare claim nel rispetto del Regolamento

16 Dic , 2013,
Valentina Caruso
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Pubblicizzare un prodotto cosmetico in modo efficace è fondamentale per il suo successo: farlo nel rispetto del nuovo Regolamento non è così semplice

Alcuni dei temi introdotti dal Regolamento cosmetico 1223/2009 richiedono necessariamente approfondimenti interpretativi e stanno facendo discutere addetti al settore, consulenti e Autorità di Controllo italiane. In particolare, tra le tematiche più spinose c’è quella relativa ai claim. Commissioni e stati membri sono tenuti a controllare la “veridicità” dei claim pubblicitari legati ai prodotti cosmetici.  L’articolo 20 prevede che in sede di etichettatura, di messa a disposizione sul mercato e di pubblicità dei prodotti cosmetici non vengano impiegati diciture, denominazioni, marchi, immagini o altri segni che attribuiscano ai prodotti stessi caratteristiche o funzioni che non possiedono. Per claim si intende quindi qualsiasi dichiarazione sul prodotto, che si tratti di un testo, un simbolo, una fotografia o addirittura un semplice nome. Quanto dichiarato per “fare pubblicità” non deve essere ingannevole e deve essere supportato da prove “dimostrabili, pertinenti e chiare”. Un claim, in poche parole, deve essere comprovato da ricerche scientifiche condotte in modo rigoroso. Qualsiasi dichiarazione pubblicitaria crea delle aspettative nei consumatori, questo aspetto deve essere preso in considerazione in fase di creazione del claim, perché gli effetti benefici offerti dal prodotto siano coerenti con le attese.

Testare prima di commercializzare

Quando arriva sul mercato un nuovo prodotto cosmetico, spesso non sono ancora stati realizzati test ad ampio raggio sulla sua efficacia. Questo vale soprattutto per i test in vivo effettuati da enti specializzati indipendenti, esterni all’azienda. I claim dovrebbero derivare dall’efficacia intrinseca del prodotto, che però, nel caso delle nuove formulazioni, non sempre è realmente nota (almeno non del tutto) durante le prime fasi di commercializzazione. Per quanto possa sembrare banale, perché i claim non generino false aspettative è necessario che i test sull’efficacia vengano realizzati prima della scelta di claim e packaging e quindi prima dell’immissione sul mercato.

Verificare l’efficacia del prodotto

Non sempre è facile dimostrare l’efficacia di un prodotto cosmetico e mettere a punto un protocollo di valutazione completo ed affidabile. È necessario stabilire quale deve essere il numero adeguato di soggetti su cui testare il nuovo prodotto e selezionare il o i metodi di studio più adatti per la valutazione dell’efficacia della nuova formulazione cosmetica. I metodi scelti per il test devono essere il più possibile standardizzabili e infine è fondamentale raccogliere e analizzare statisticamente tutte le informazioni ottenute.

Una logica soluzione è quella di collaborare con il centro di valutazione esterno selezionato non solo durante la fase di test del prodotto ma quando possibile anche in fase di messa a punto della formulazione cosmetica e soprattutto anche durante la preparazione di etichette, messaggi pubblicitari e materiali per la commercializzazione e la comunicazione.

Difficoltà d'interpretazione

Alcuni claim utilizzati in passato oggi non risultano in linea con il Regolamento, anche se esistono alcune zone d’ombra che hanno a che fare con l’interpretazione delle linee guida. Incertezze che saranno chiarite solo con il tempo dal lavoro degli enti di controllo e dalla loro collaborazione con esperti e aziende cosmetiche. In ogni caso è necessario ricordare che vanno evitati alcuni “errori grossolani”.

Non è possibile (ad esempio) affermare che una crema antirughe X riduce i segni del tempo di una certa percentuale grazie alla presenza dell’acido ialuronico, basandosi soltanto sui dati a disposizione per l’efficiacia dell’acido ialuronico di per sé, se non è stata testata l’efficacia del prodotto finito. Allo stesso modo le dichiarazioni sull'efficacia di questo prodotto X non dovrebbero basarsi su immagini manipolate con programmi di computer grafica nella situazione "prima e dopo", se la rappresentazione può risultare ingannevole rispetto ai risultati realmente ottenibili utilizzando il prodotto. Attenzione anche ai confronti: non possiamo paragonare l’efficacia di due prodotti che non siano davvero simili, come non lo sono (sempre per fare un esempio) un deodorante e un antitraspirante.

Com’è la nuova etichetta dei cosmetici

2 Lug , 2013,
Valentina Caruso
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Ingredienti, data di scadenza, sperimentazioni animali e dichiarazioni pubblicitarie: come cambia l'etichetta dei cosmetici

A partire dall’11 luglio 2013, con l’entrata in vigore del nuovo Regolamento europeo, i cosmetici immessi sul mercato UE dovranno rispettare una serie di criteri comuni, etichetta compresa. Il Regolamento 1223/2009, articolo 19, Capo VI, stabilisce che il contenitore a diretto contatto con il prodotto cosmetico e l’imballaggio secondario riportino alcune indicazioni obbligatorie. In particolare, in etichetta devono essere indicati:

  • nome o ragione sociale e sede legale del produttore o del responsabile dell’immissione sul mercato del prodotto cosmetico;
  • contenuto al momento del confezionamento (ovvero la quantità di prodotto presente);
  • numero del lotto di fabbricazione;
  • data di scadenza (se inferiore a 30 mesi) o durata dal momento dell’apertura;
  • paese di origine per i prodotti fabbricati al di fuori dell’UE;
  • funzione del prodotto;
  • eventuali precauzioni particolari per l’uso;
  • elenco degli ingredienti in ordine decrescente di peso al momento dell’incorporazione;

I caratteri con cui viene stampata l'etichetta devono essere indelebili, facilmente visibili e leggibili.

Le sostanze presenti in concentrazione inferiore all’1% possono essere elencate in ordine sparso, mentre i nanomateriali vanno indicati in elenco seguiti dalla dicitura “nano”.

Per quanto riguarda le sostanze tossiche o pericolose va esplicitata anche la quantità.

INGREDIENTI: cosa non va scritto in etichetta

Non sono considerati ingredienti – e quindi non vanno elencati in etichetta – le impurezze, le sostanze tecniche sussidiarie utilizzate nella miscela ma assenti nel prodotto finito, i solventi e i veicoli dei profumi. I composti odoranti e aromatizzanti possono essere indicati con il nome generico di "profumo" o "aroma", a meno che non abbiano potenziale allergizzante.

DATA DI SCADENZA

La data di scadenza deve essere esplicitata in modo chiaro e deve riportare il mese e l’anno oppure il giorno, il mese e l’anno. Quando necessario bisogna specificare quali sono le condizioni di conservazione da rispettare per garantire la durata indicata. Per i prodotti che hanno una scadenza superiore a 30 mesi non è obbligatorio scrivere una durata minima: in questo caso va invece segnalato il PAO (Period After Opening), ovvero il periodo di tempo in cui il prodotto, una volta aperto, può essere utilizzato senza effetti nocivi per il consumatore. Il PAO non va precisato per i monodose, per i prodotti non contaminabili e sigillati e per quei prodotti che, anche se deteriorati, non costituiscono un rischio per il consumatore. Il PAO quindi è obbligatorio solo quando il deterioramento può portare un danno al consumatore. L’alterazione del cosmetico può essere legata a inquinamento microbiologico o chimico-fisico. Per fare un esempio, il deterioramento del filtro UV di una crema solare può portare un danno al consumatore legato al pericolo di riduzione della sua efficacia.

NON TESTATO SUGLI ANIMALI

Il produttore o il responsabile dell'immissione del prodotto cosmetico sul mercato possono specificare che il prodotto è stato sviluppato senza far ricorso alla sperimentazione animale solo se il fabbricante e i suoi fornitori non hanno effettuato test sugli animali né del prodotto finito, né del suo prototipo e di tutti i suoi ingredienti. Questa informazione può essere riportata sulla confezione del prodotto, sul foglio di istruzioni, in etichetta o su una fascia appositamente creata.

LINGUA E PUBBLICITÀ

La lingua nella quale vanno scritte le informazioni è determinata dalla normativa dello Stato membro in cui il prodotto viene commercializzato.

È vietato utilizzare diciture, denominazioni, marchi o segni figurativi che suggeriscano funzioni o caratteristiche che i prodotti non hanno. La Comunità Europea ha previsto un elenco di criteri comuni per pubblicizzare i prodotti cosmetici. Entro l’11 luglio 2016 la Commissione europea dovrà presentare al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione dettagliata sull’uso delle dichiarazioni pubblicitarie in relazione ai criteri comuni individuati. Se alcune dichiarazioni non saranno adeguate, verranno adottate misure per assicurarne la conformità, in cooperazione con gli Stati membri.

La nuova figura della Persona Responsabile: le 3 cose da sapere

1 Giu , 2013,
Valentina Caruso
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Il Regolamento 1223/2009 pone le aziende cosmetiche di fronte all’importante scelta di affidare o meno a terzi l’incarico di Persona Responsabile

Una delle novità più importanti del nuovo Regolamento 1223/2009 in materia di sicurezza dei cosmetici è la definizione della Persona Responsabile del prodotto, da individuare all’interno dell’UE. La sua nomina è condizione necessaria per l’immissione nel mercato di prodotti cosmetici. Questo soggetto, fisico o giuridico, diventa l’unico o comunque il principale responsabile del prodotto immesso sul mercato, a livello tecnico e sanitario.

1) Chi può essere la Persona Responsabile

La Persona Responsabile, fisica o giuridica che sia, deve possedere i seguenti requisiti:

  • essere registrata e collocata all’interno della Comunità Europea
  • avere un mandato scritto che dichiari il suo ruolo
  • essere in una posizione che garantisca alle autorità libero accesso ai PIF, i file informativi sul prodotto

La legge specifica chiaramente chi può essere incaricato come persona responsabile, individuando quattro diverse figure:

  • il produttore, cioè chi fabbrica o chi si avvale di un fornitore a cui demanda in outsourcing l’intera produzione e confezionamento del prodotto, sul quale applica poi il proprio marchio
  • l’importatore, cioè il soggetto che importa da paesi al di fuori dell’UE
  • il distributore, cioè la persona fisica o giuridica diversa dal fabbricante e dall’importatore, solo se immette il prodotto sul mercato apportando modifiche sostanziali, che potrebbero rendere il prodotto non più conforme alle regole di sicurezza
  • una persona fisica o giuridica esterna, incaricata con mandato scritto dal fabbricante, dall’importatore o dal distributore.

Nome (o ragione sociale) e indirizzo della Persona Responsabile andranno indicati in etichetta, sulla confezione dei prodotti.

2) Quali sono i principali compiti della Persona Responsabile

La Persona Responsabile, una volta assunto l’incarico, ha l’obbligo di realizzare e gestire tutta la documentazione relativa alla sicurezza del prodotto. Deve quindi redigere, aggiornare e conservare all’indirizzo indicato in etichetta questo materiale:

  • Documentazione Informativa
  • Relazione di Sicurezza
  • Valutazione di sicurezza

La Persona Responsabile deve organizzare e gestire la cosmetovigilanza e ha l’obbligo di riferire alle Autorità Sanitarie qualunque effetto indesiderato del prodotto. Inoltre è tenuta a garantire la tracciabilità dei prodotti di cui è responsabile. Per questo motivo deve poter identificare i distributori ai quali fornisce il prodotto per un periodo pari a 3 anni dalla data in cui ciascun lotto viene introdotto nella catena di distribuzione. Infine, in caso di non conformità di un prodotto, la Persona Responsabile, supportata dalle Autorità Sanitarie, deve fare in modo che vengano adottati tutti i provvedimenti per renderlo conforme, ritirarlo dal mercato o richiamarlo in tutti gli Stati UE.

3) Come scegliere la Persona Responsabile

La possibilità di individuare un responsabile esterno che non sia necessariamente coinvolto nei processi di produzione, distribuzione e importazione è la grossa novità del nuovo Regolamento. Questa procedura mette le aziende cosmetiche di fronte a una scelta importante: va presa in considerazione l’opportunità di affidarsi a società di consulenza specializzate, alle quali demandare l’incarico di Persona Responsabile.

Assumere l’incarico di soggetto responsabile di più prodotti può diventare un lavoro a tempo pieno, inoltre un produttore o un importatore potrebbero non avere le competenze necessarie per districarsi tra le normative e valutare con la necessaria completezza gli aspetti tecnici e di sicurezza richiesti dall’UE. Si tratta di una grossa responsabilità.

Se il produttore, il distributore o l’importatore decidono di prendere su di sé questo incarico, una buona soluzione intermedia può essere quella di farsi affiancare da un consulente esterno specializzato, in grado di seguire passo-passo la Persona Responsabile nei suoi compiti ed evitarle di incorrere in pesanti sanzioni.

Affidare a terzi il ruolo di Persona Responsabile rappresenta indubbiamente un costo aggiuntivo non indifferente, soprattutto per le piccole e medie imprese, ma vanno attentamente valutati i benefici in termini di risparmio di tempo e gestione in sicurezza e legalità della commercializzazione dei prodotti.